Взаємодія з читачем і побудова працюючого зворотного зв'язку - одне з ключових питань, що стоять сьогодні перед працівниками бібліотек. Вони налагоджують зворотній зв'язок з дійсними та потенційними користувачами, виходячи з власних ресурсів і навичок: влаштовують телефонні інтерв'ю, онлайнові обговорення, письмові анкетування або зустрічі. А ще проводяться публічні звіти.
Вважається, що публічне звітування є необов'язковим, і кожна організація вирішує сама, робити звіт чи не робити. Але саме звітування може послужити хорошу службу бібліотеці при вирішенні нею ключових завдань: залучення коштів на свої проекти, завоювання довіри у громаді, серед колег і клієнтів, налагодження зв'язків з владними структурами тощо. З "необов'язковості" звітування автоматично випливає, що не існує єдиних чітко заданих параметрів для підготовки цього документа.
Публічний річний звіт - це документ, який повно і наочно представляє діяльність організації за минулий рік. Він інформує клієнтів, співробітників, партнерів і суспільство в цілому про те, як громадська організація реалізує цілі, закладені в її місії або стратегічних планах. Звіт базується на реальних фактах і виконує одночасно звітну, інформаційну, презентаційну і навіть фандрайзингову функції – у будь-якому поєднанні.
У бізнес-спільноті практика створення і розповсюдження річних звітів існує вже давно і стала нормою ділового спілкування. Готовність розкривати інформацію про діяльність та фінанси організації, вміння цю інформацію піднести є необхідними показниками справжнього професіоналізму, підтверджують серйозність і чесність організації.
Річний звіт є ефективним інструментом для підтвердження цих необхідних якостей. Це своєрідний "знак якості" для організацій, що поважають себе.
Якщо точніше - річний звіт створюється, аби:
• Інформувати громадськість про внесок бібліотеки у розвиток суспільства.
• Продемонструвати значущість і надійність організації - користувачам, колегам, владі, потенційним партнерам.
Річний звіт допомагає організації оцінити і осмислити власну діяльність. Зокрема, він дозволяє:
• Проаналізувати діяльність бібліотеки за рік, оцінити сильні та слабкі сторони, врахувати їх при плануванні подальшої роботи.
• Створити в організації систему збору інформації про її діяльність, користувачів, послуги, партнерів і т.д.
• Підвищити цінність організації в очах команди і волонтерів, які в процесі створення річного звіту краще уявляють основні напрямки діяльності організації, її витрати і доходи, а значить, можуть сформулювати конструктивні пропозиції щодо оптимізації діяльності. Крім того, коли видно результат роботи, підвищується мотивація тих, хто працює в організації («мовляв, не даремно я саме тут», «тут є і мій особистий внесок»).
Вашими цільовими групами при створенні звіту можуть бути:
- Працівники, волонтери
- Користувачі (фактичні та потенційні отримувачі послуг)
- Донори
- Державні органи та установи
- Партнери (дійсні і майбутні)
- Засоби масової інформації
- Широка громада